Se sei nel business e e-mail utilizza, probabilmente hai imparato a KISS (mantenerlo breve e semplice). Tuttavia molte persone pensano ancora che scrivere una e-mail deve essere come scrivere una lettera a zia Sally. Le lettere sono tradizionalmente lunga e dettagliata. Con e-mail, tuttavia, è necessario essere laser-like, o rischiare di perdere la tua metà lettore-strada nel primo paragrafo.
Se spendere un sacco di tempo con la posta elettronica come me fare, davvero apprezzare e-mail che sono brevi, to the point, e uno stick a tema (questo rende più facile trovare the information later). abbondante uso di spazi bianchi per rendere l'e-mail di facile lettura. Fate questo utilizzando brevi 2-3 capoverso, e mantenendo la lunghezza della email per 4 o 5 brevi paragrafi. Se si va molto più a lungo di quello, potrebbe essere annullata per la lettura successiva.
E 'anche importante per mettere un po' in pensiero la linea dell'oggetto in modo che il destinatario dispone di un indizio su ciò che l'email è circa. Ad esempio, invece di dire "ho una domanda per voi", si potrebbe dire, "Domanda sulla nostra riunione di domani".
Un altro che può essere molto utile quando si risponde avanti e indietro per email è quello di cambiare la riga Oggetto se il soggetto cambia da e-mail originale. Ho avuto un momento difficile trovare un e-mail da riga di oggetto quando la persona che mi invia l'e-mail le risposte a me e l'argomento di cui stiamo parlando non ha nulla a che fare con l'oggetto più.
E qui è la punta più utile che posso dare su lasering vostri messaggi e-mail. Quando hanno una discussione e-mail, ritagliare le parti di e-mail che non esistono più, e posto la sua risposta sotto il paragrafo o la frase che stai rispondendo. Ecco un esempio di un dialogo e-mail:
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Alle 10:36 -07:00 10-28-04, è scritto:
> Wow, non posso credere che le foglie sono quasi completamente fuori
alberi> già ! Abbiamo intenzione di spendere il nostro week-end ... come rastrellare> su di te?
Le foglie hanno appena iniziato a girare qui i colori in modo che non
credo che sarà per rastrellare un po '.
> In realtà mi piacerebbe andare a vedere un film di questo fine settimana, ma non hanno
> Idea di cosa sta giocando. Qualche suggerimento?
Ti piacciono i film d'animazione? Sento Shark Tales è piuttosto buono!
> Sto cercando qualche ricetta veloce e semplice che posso montare
> In una mezz'ora o giù di lì. Se avete qualsiasi sito web o libri di cucina> si può raccomandare sarei grato.
Abbastanza facile da leggere, non è vero? E 'proprio come una conversazione. Noterete che ogni risposta è riportato direttamente sotto la dichiarazione originale (che era stato ridotto a solo il messaggio che doveva essere risposto). maggior parte dei programmi di posta elettronica mette automaticamente il>> di fronte alla posta elettronica originale, così si può facilmente vedere chi ha scritto cosa.
Se sei un utente aziendale di e-mail, vi incoraggio ad affinare le vostre abilità per inviare e rispondere alle email. Essa vi consente di risparmiare tempo ed energia in modo da avere più tempo per cose più grandi e meglio!
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