Uno degli aspetti più importanti nel mondo del lavoro è la scrittura. È il processo fondamentale di comunicazione all'interno di una corporazione e, naturalmente, in B2B (Business to Business) e B2C (Business to Consumer), il commercio.
La redazione di note, lettere e relazioni è l'impegno quotidiano per i datori di lavoro e dei dirigenti all'interno dell'azienda. Ogni azienda segue alcune regole specifiche per le loro esigenze di comunicazione, ma tutte hanno come pietra angolare della loro standard di queste domande cruciali:
L'analisi iniziale
1. Che cosa è?
2. Qual è lo scopo del documento?
3. Quando è dovuta?
4. Quanto tempo si deve dedicare prepararla?
5. Quali sono le informazioni chiave dovrebbe coprire?
ANALISI DEL PUBBLICO
1. Chi sono i lettori?
2. Qual è la loro conoscenza della materia?
3. Qual è il loro parere al riguardo?
4. Quali azioni vuoi a prendere?
PRESENTAZIONE ANALISI
1. Che formato si dovrebbe utilizzare?
2. Che stile deve seguire?
3. In quale ordine si deve presentare le informazioni?
4. Quali allegati dovrebbe includere?
L'analisi iniziale
Che cosa è?
La prima domanda che vi chiede di identificare il tipo di comunicazione aziendale si sta per scrivere.
Qual è lo scopo del documento?
È necessario identificare qual è lo scopo che si sta scrivendo per. È necessario essere più specifici possibile. Ad esempio, è possibile scrivere un promemoria per un problema specifico con un cliente in vostra società .
Quando è dovuta?
Se avete una scadenza per completare la tua lettera o un memo, allora la procedura è facile, ma se non lo fai, allora è necessario determinare da soli tutti gli elementi necessari per completare il documento.
Quanto tempo si deve dedicare prepararla?
È necessario stimare il tempo si sta andando a spendere per la preparazione del documento. Per esempio, 8 ore per contattare una lettera proposta commerciale è ragionevole, ma la spesa per 8 ore per un memo non è affatto ragionevole.
Quali sono le informazioni chiave dovrebbe coprire?
Tale questione definisce che tipo di informazioni che è necessario includere nel tuo memo, lettera o un report. Per esempio, se una lettera proposta commerciale contenere tutti i requisiti tecnici per la prospettiva potenziale o no?
Chi sono i lettori?
In questa fase è necessario identificare chi è il lettore. Si tratta di un collega o un cliente importante?
Qual è la loro conoscenza della materia?
Questo è molto importante. Pensate saggiamente che sono i vostri lettori. Hanno una conoscenza decente sul soggetto o non sanno nulla.
Se hanno una grande familiarità con il soggetto, allora non c'è bisogno di spiegare molto. Se hanno familiarità di base quindi è necessario spiegare di più per essere comprensibile. Infine, se non sanno nulla della materia, è necessario analizzare nel dettaglio e non dare nulla per scontato.
Qual è il loro parere al riguardo?
La conoscenza di un soggetto non è l'unico problema che l'utente accetti la scrittura da tuoi lettori. L'opinione che hanno su di esso ha la stessa importanza. Il vostro compito primario è quello di individuare se hanno un parere positivo, negativo o neutro circa il soggetto.
Nella maggior parte dei casi in cui i lettori hanno positivo o neutro parere non ci sono problemi gravi per lo scrittore. D'altra parte, quando il lettore è negativo sul soggetto che si sta occupando, si deve fare attenzione in più con la tua lettera o memo.
Quali azioni vuoi a prendere?
Se si ha un obiettivo chiaro per che cosa vi aspettate i vostri lettori di fare, allora la tua scrittura sarà più successo. Non dimenticare di chiarire l'azione che i vostri lettori di fare.
Che formato si dovrebbe utilizzare?
Prima di iniziare la formattazione del documento chiedere se la vostra azienda ha un standard di formattazione. La maggior parte di loro sono norme specifiche per la scrittura di lettere, promemoria e rapporti. In tal caso si dovrebbe seguire.
Che stile deve seguire?
Lo stile è il modo di usare le parole, abbreviazioni, punteggiatura e altri elementi. Se la vostra azienda utilizza uno stile specifico, lo utilizzano. In caso contrario, seguire gli standard commerciali disponibili. Capitalizzazione è un elemento si dovrebbe usare sistematicamente.
È necessario capitalizzare nomi propri e la prima parola della frase.
In quale ordine si deve presentare le informazioni?
La norma si applica anche in Classic, che è il corpo, introduzione e conclusione.
L'introduzione informa il lettore ciò che il soggetto è tutto e fornisce tutte le informazioni necessarie che il lettore ha bisogno di capire.
Il corpo sottolinea e analizza il soggetto. Durante questo processo sempre tenere a mente che i punti da sottolineare in base alla loro importanza. Il più importante dovrebbe essere il primo.
La conclusione riassume i punti di cui il corpo e la dirige ad un'azione da prendere.
Quali allegati dovrebbe includere?
L'ultima domanda chiede di individuare se e che tipo di attacchi può essere necessario per il progetto. Qualche informazione in più aiuta i lettori a capire meglio l'argomento che hai preparato.
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