L'azienda ha una politica di e-mail? Si sapeva nemmeno che c'era una cosa del genere? Beh, non c'è, e se la vostra azienda non ha quella che sono non solo rischiando l'immagine professionale della vostra ditta, ma anche rischiando di potenziali problemi di responsabilità che potrebbero derivare dall'abuso del vostro sistema di posta elettronica aziendale.
Avendo una politica e-mail pubblicato compie tre obiettivi.
In primo luogo, essa insegna vostri dipendenti come utilizzare e-mail in modo professionale. Cosa e' quello? Hai mai realmente dato molto pensiero circa le email che inviare i vostri dipendenti? Beh, dovrebbe, perché email non professionale e mal-composta non solo riflettere al dipendente, ma su di voi e la vostra azienda, come pure.
Le probabilità sono la maggior parte dei vostri dipendenti non anche controllo ortografico le email che inviano ai vostri clienti e partner. Le probabilità sono ancora maggiore che stanno inviando altri oggetti attraverso il vostro sistema di e-mail di società che possono farti citato in giudizio.
Considerate questo: se uno dei vostri dipendenti maschi Invia un'e-mail a un dipendente di sesso femminile che potrebbe essere considerato molesto in natura, può essere giudicato essere appena come responsabile di danni quando suo avvocato viene chiamata con la tuta di molestie in mano.
Creazione di una politica di e-mail aziendale aiuta anche a stendere le regole per uso personale di email aziendali. Quando un dipendente è sull'orologio, utilizzando le attrezzature informatiche e la rete e le risorse che essi dovrebbero capire che i messaggi di posta elettronica personali non devono essere inviati o ricevuti utilizzando il sistema di posta elettronica aziendale.
Questo può essere una regola dura per far valere, dato che i bambini e-mail ora loro mamme al lavoro dopo la scuola e gli allenatori di calcio email tutti, ma come regola, non dovrebbe essere consentito l'uso personale di sistema e-mail aziendale.
Una politica di e-mail aziendale efficace aiuta anche a coprire il culo azienda della responsabilità. Prendiamo l'esempio di sopra della tuta potenziali molestie causata da un'e-mail insulta. Se la vostra azienda ha una politica di e-mail chiaramente affermato che dettagli ciò che è considerato inopportuno, è possibile ridurre la responsabilità della società dimostrando che i dipendenti sono stati formati nell'uso corretto della posta elettronica.
Se si può dimostrare che gli impiegati sapevano che l'invio di che tali messaggi di posta elettronica non erano accettabili sotto la politica aziendale, la responsabilità può essere notevolmente ridotto.
Avendo una politica buona e-mail può anche dare un vantaggio competitivo rispetto alla concorrenza. Come e-mail diventa il mezzo di comunicazione professionale di scelta, componendo professionale, riflessivo email può davvero mettere tua azienda davanti al pacchetto.
Vi posso dire per esperienza che in realtà ho vinto contratti semplicemente perché il cliente ha impressionato che ho risposto alla sua e-mail rapidamente e professionalmente. In altre parole, ho fatto migliaia di dollari solo perché ho reagire in modo rapido e utilizzare un correttore ortografico. È questo un grande paese o cosa?
Come si crea un criterio di e-mail? Se avete altre politiche esistenti sul posto, come quelle relative alle comunicazioni aziendali, accesso ai materiali confidenziali, uso personale del telefono, molestie sessuali, si dovrebbe essere in grado di stabilire un criterio di posta elettronica utilizzando le esistenti politiche come linee guida ecc.
Se avete bisogno di ricominciare da zero, si può ancora scrivere la politica te stesso con un po' di tempo e ricerca, tuttavia, molte aziende si basano su consulenti professionali per fare il lavoro per loro. Quando si rendono conto dell'importanza di una politica di e-mail e capire le ramificazioni di non avere uno, probabilmente concorderete che i soldi spesi.
Una politica di e-mail non deve essere un lungo, tirato fuori un documento. La maggior parte delle politiche sono non più di un paio di pagine lunghe, scritto in inglese che ogni dipendente può facilmente capire.
La chiave per il successo della vostra azienda e-mail politica si trova nella formazione dei vostri dipendenti. Basta non può stabilire una politica e aspettiamo tutti a seguire ciecamente. Una volta che la politica è scritto e dovrebbe essere distribuito ai dipendenti e può anche diventare parte di contratti di lavoro futuro. Spiegare la politica ai vostri dipendenti e li hanno leggi e segno a significare che capisce e si atterranno alle regole.
Molte aziende ora stanno realizzando l'importanza della posta elettronica e stanno mettendo su seminari che insegnano non solo ai propri dipendenti come bastone per la politica, di formazione, ma come comporre e rispondere alle email, pure.
Qui è per il vostro successo!
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