Come organizzare un seminario o un evento

Seminari e manifestazioni sono sempre state attuate come esperienza olistica ai partecipanti. Pertanto, l'organizzazione di un evento richiede una pianificazione estesa e la preparazione con la maggior parte le iniziative in atto, almeno un paio di mesi prima dell'evento vero e proprio. Il più delle volte, seminari sembra funzionare come un orologio con tutti gli eventi che scorre senza intoppi, secondo il calendario previsto. In realtà però, basi molto è stato lavorato con lo scopo di sviluppare la giusta atmosfera, oltre ad una esperienza utile per partipants.

1. Stabilire il tema della manifestazione

Ogni evento segue un tema e lo scopo che guideranno l'evento set-up, il target di pubblico o dei partecipanti, gli ospiti e l'approccio di marketing. In generale, un evento commerciale, come una conferenza internazionale per un settore particolare si rivolge a partecipanti condurre le imprese in tale ramo, nonché sponsor che chilometraggio guadagno di pubblicizzare i loro prodotti durante l'evento.

Oltre a questo, il tema del seminario sarà anche determinare il tipo di canali di marketing da utilizzare per per la pubblicità. Questo vale anche per i team di marketing seminario, che avrà bisogno il tema dell'evento di identificare correttamente i partecipanti di destinazione e alle società di vendere l'evento.

2. Selezione di un luogo

selezione locale è fortemente dipendente dalla scala della manifestazione. Di solito questo è determinato dal numero dei partecipanti, la presenza di ospiti d'onore (come as royalty o politici) l'attività durante l'evento, o se ci sono ulteriori required floor space per fini espositivi.

Un seminario tipico di circa 100-200 può essere comodamente applicato in sala seminari albergo, possibilmente in un ambiente in stile teatro o di regolazione classe. Tuttavia, gli eventi scala più grande con i numeri dei partecipanti scala tra 500 - 1000 può essere necessario un ampio salone, sala da ballo, auditorium o di un centro congressi.

La posizione e standard di qualità del luogo è importante soprattutto se l'evento vede la partecipazione di vip. Con questo, in una posizione rispettabile sarebbe indispensabile, anche di buona qualità e vasta gamma di strutture per seminari disponibili. E 'sempre saggio per esplorare la possibilità di esaminare le sedi di pochi e la loro idoneità ubicazione, livello di servizi, ambiente e costi prima di giungere a una decisione.

3. Seminario di Marketing e Pubblicità

Seminario di commercializzazione è di gran lunga il più critico e spesso più difficile compito di organizzare eventi, ed è spesso considerato come il fattore più critico di successo di un evento. Questo perché il numero dei partecipanti di alzare di un seminario è fortemente dipendente dalla forza delle attività di marketing e pubblicità. Se l'evento raggiunge il suo obiettivo o se gli organizzatori saranno a casa con un risultato economico dipende in larga misura la commerciabilità della manifestazione. Ciò significa che la strategia di marketing e di posizionamento seminario di diritto devono essere adottate al fine di elaborare adeguate evento segno-up.

organizzatori di eventi maggior parte del tempo, che hanno budget di grandi dimensioni si rivolgerà al di sopra della linea di marketing, quali giornali e riviste pubblicità così come la radio e la pubblicità televisiva per pubblicizzare l'evento. I comunicati stampa possono anche essere inviati per maggiori quotidiani, al fine di creare la consapevolezza della manifestazione in programma. Inoltre, i grandi mezzi di pubblicità banner e poster possono essere acquistati anche per pubblicizzare l'evento in zone ad alto traffico umano. Quando si stampa utilizzando la pubblicità, la rivista o giornale specifico utilizzato deve essere il target del vostro evento come loro base di lettori primaria. Anche tutti i supporti di stampa dovrebbe essere copia scritta con un approccio accattivante, illustrando i benefici ampia partecipazione.

Tuttavia, se il budget è un problema, quindi al di sotto della linea di marketing può fare meraviglie. Se l'evento è settore specifico, la massa fax alle società appartenenti al settore sarebbe fattibile. Il telemarketing è un canale di marketing molto efficace per creare consapevolezza in seno al gruppo partecipante destra. Inoltre, l'invio di personale di vendita a partecipare alle esigenze di gruppi partecipanti di grandi dimensioni è una strategia ideale ed efficace. Email di massa è diventato uno dei metodi più costo-efficace per raggiungere i target di grandi dimensioni. Questo sarebbe veramente utile se l'organizzatore di eventi già di un database esistente. In caso contrario, una lista di nomi possono essere affittati da società di database per ottenere gli stessi risultati.

4. La collaborazione con gli sponsor

Come sponsor stimabile a partecipare ad un evento contribuiranno a rafforzare la creditability della manifestazione, nonché ridurre i costi. Gli sponsor possono anche aiutare con il marketing, in quanto anche a pubblicizzare l'evento ai loro clienti. Oltre a ciò, alcuni degli sponsor in grado di chip su noleggio sede in cambio di spazi espositivi o di pubblicità per loro stessi. Alcuni sponsor richiedono anche un breve messaggio della loro società da dare ai partecipanti durante l'evento. Altri regalare prodotti del campione porta o doni ai partecipanti.

5. Gestione delle persone e di lavoro con gli altoparlanti

Un seminario non avrà successo senza il popolo di eseguirlo, così come gli oratori condividono le loro conoscenze ai partecipanti. Invita i relatori che sono di calibro e notorietà alla manifestazione, e che forniranno ai partecipanti informazioni utili al loro lavoro, industrie e imprese. Preparare in anticipo gli altoparlanti e lavorare con loro per le presentazioni power point, nonché pre-li informa dei processi logistici, i tempi nonché il numero di spettatori attesi. Controllare con loro su eventuali richieste speciali, come l'esigenza di una lavagna luminosa o microfoni aggiuntivi da utilizzare per sessioni di domande e risposte.

Tutti gli eventi richiedono una buona squadra di persone per attività di movimentazione inaugurando, la registrazione, il servizio clienti e gestione dati finanziari. Familiarizzare il team con qualsiasi protocollo evento necessario per eliminare la possibilità di confusione o errore. Al fine di garantire un'agevole attuazione, ogni persona dovrebbe avere familiarità con i compiti di ciascuno. Ciò può essere garantito attraverso una preparazione di un calendario dettagliato degli eventi accoppiata con ruoli e responsabilità per ogni persona. Idealmente, un project manager dovrebbe controllare tutta la squadra e far sì che tutti svolgimento dei loro compiti in modo efficace. Oltre a questo, il responsabile del progetto ha anche la delega a trattare con tutte le parti come la direzione del locale, nonché gli sponsor e gli espositori dell'evento.

6. Actual Day - Preparazione, Registrazione, aprendo, di feedback

Tutta la programmazione di seminari e preparati, che rappresentano 80% delle attività totali, a cascata per l'evento reale che può durare solo per qualche ora o qualche giorno. Il giorno prima della manifestazione, visitare il luogo per accertarsi che tutto sia in ordine secondo i requisiti e specifiche. Microfoni, proiettori, sistemi audio e video devono essere tutte verificate di essere in eccellente stato di funzionamento. In consegna alla sede, hanno preparato una lista di spedizione e di ottenere tutti gli elementi richiedono il trasferimento della sede effettiva di almeno un giorno prima dell'evento. Evento personale deve essere inviato a lavorare sulla preparazione del sito, compresa la creazione di stand, decorazioni e manifesti, il giorno prima dell'evento.

Il giorno stesso, il personale dovrebbe essere presente nel luogo ore almeno 1 ½ prima di iniziare. Essi devono riferire al loro stazioni di servizio e deve essere pronto a ricevere una mezz'ora prima che i partecipanti è prevista per il file a. Le iscrizioni devono essere effettuate alla porta per garantire accesso autorizzato. Targhette, porta i regali e gli orari dell'evento o opuscoli verranno distribuiti a questo punto e uscieri mostreranno ai partecipanti al posto a sedere nella sala eventi.

Personale sarà inoltre responsabile di fornire consulenza o assistenza ai partecipanti durante l'evento. Infine, moduli di feedback dovrebbero essere distribuiti e raccolti dai partecipanti di determinare il livello di soddisfazione su tutti gli aspetti dell'esperienza di evento. Ciò al fine di ricevere i puntatori, idee e consigli per futuri miglioramenti.